Danışmanlık öncesi hazırlığın amacı işletmenin bütün dosyalarını ajansa göndermek değil, sorunu anlamak için gerekli veriyi doğru kapsamda toplamak ve sorumlulukları netleştirmektir. İyi hazırlanmış bir görüşme, ilk toplantının yalnız genel önerilerle geçmesini önler. Bu rehber aday seçimini değil, çalışmaya başlamadan hazırlanacak veri ve erişim dosyasını ele alır.
İlk görüşmenin kapsamını tek sayfada tanımlayın
Hazırlık dosyası bir şirket sunumu kadar süslü olmak zorunda değildir. Karar verilecek soruyu, mevcut durumu ve değiştirilemeyecek sınırları aynı sayfada görmek daha değerlidir. Satış kanallarını ayrı satırlara yazın; her satırın yanına işletmenin gerçekten yönettiği işi ekleyin. Bir pazaryerinde yalnız stok güncelleyen ekiple kendi sitesinde ödeme, teslimat ve müşteri desteğini yöneten ekibin ihtiyacı farklıdır.
Ne sattığınızı, kime sattığınızı ve hangi kanalları kullandığınızı yazın. Ürünlerin tedarik ve teslimat düzeni, ekip yapısı ve satışın mevsimsel niteliği varsa belirtin. Yeni kanal açma, platform değiştirme veya reklam harcamasını artırma gibi bekleyen kararları ekleyin. “Daha çok satış” hedefini ayrıca nakit, stok ve uygulama kapasitesi sınırlarıyla açıklayın.
Geçmişte yapılan önemli değişikliklerin tarihlerini not edin: tema, fiyat, ölçüm, ödeme sağlayıcısı, kampanya veya stok politikası. Sonuç değişimini değerlendirirken bu kayıtlar yararlıdır. Danışmanın bütün geçmişi panel grafiklerinden çıkaracağını varsaymayın.
Belirsiz şikâyeti incelenebilir soruya dönüştürün
“Reklamlar çalışmıyor” ifadesini önce gözleme ayırın: Gösterim mi azaldı, ziyaretçi mi gelmiyor, ödeme mi tamamlanmıyor, yoksa sipariş katkısı mı yetersiz? Her gözlemin yanına kaynağını ve tarihini yazın. Henüz ölçülmeyen bir sorunu sonuç olarak sunmayın. “İadenin hangi ürünlerde arttığını bilmiyoruz” da yararlı bir girdidir; danışmanın ilk işinin veri tanımını netleştirmek olduğunu gösterir.
Veri paketini dönem, kimlik ve hesap esasıyla düzenleyin
- Satış: Sipariş, iptal ve iadeyi ayrı; kanal ve dönem açık.
- Ürün ekonomisi: Alış, platform/ödeme gideri, satıcı kargosu ve reklam katkısı.
- Stok: SKU, eldeki miktar, tedarik süresi ve stok dışı dönemler.
- Ölçüm: Trafik kaynağı, olay tanımı ve bilinen ölçüm eksikleri.
- Operasyon: Gecikme, hata ve müşteri desteğinde tekrar eden nedenler.
Her tablonun KDV dahil/hariç durumunu, para birimini, tarih aralığını ve veri kaynağını yazın. Muhasebe kârı, sipariş katkısı ve nakit tahsilatı aynı sütuna koymayın. Eksik alanları tahmini sayıyla doldurmak yerine eksik olarak işaretleyin. Bu yaklaşım ilk analizde yanlış kesinlik oluşmasını önler.
Sipariş toplamlarının farklı çıkmasını teşhis edin
Temsili bir hazırlıkta mağaza raporu ödeme oluştuğu günü, finans dosyası tahsilat gününü, operasyon listesi gönderim gününü kullanıyor olsun. Aynı tarih aralığında toplamların farklı olması tek başına ölçüm hatası değildir. Dosyanın başına hangi durumları içerdiğini yazın; iptal edilen ve kısmen iade edilen satırları ayrıca işaretleyin. Ortak bir sipariş kimliği üzerinden birkaç anonim kaydı karşılaştırarak farkın kaynağını bulun.
Ürün dosyasında SKU ile tedarikçi kodunu tek sütunda birleştirmeyin. Varyantın kendi stok ve maliyet bilgisi varsa ürün ailesinden ayrı tutulmalıdır. Ekibin karar vereceği ürün grubu küçükse ilk görüşmeye tüm kataloğu göndermek yerine aynı alanları içeren sınırlı bir örnek hazırlayın. Kullanılmayan büyük veri paketi, eksik ama açık tanımlanmış dosyadan daha güvenilir değildir.
Kişisel veriyi azaltın; amaç ve erişim sınırını belirleyin
İlk teşhis için çoğu zaman müşteri adı, telefon ve adres gerekmez. Anonim veya toplulaştırılmış sipariş örneği kullanın; gerçekten kişisel veri gerekiyorsa amaç, erişim ve saklama şartları yetkili kişilerce değerlendirilmelidir. Danışmanlık sözleşmesinin bulunması her veri paylaşımını otomatik uygun hale getirmez.
İlgili ilke ve yükümlülükleri KVKK’nın resmî kaynaklarından ve işletmenizin yetkili danışmanlarından inceleyin. Bu rehber hukuki uygunluk onayı vermez; güvenli hazırlık iş akışını açıklar.
Analiz dosyasından ad ve telefonu kaldırmak her durumda tam anonimleştirme anlamına gelmez; başka alanlarla kişinin yeniden belirlenebilmesi ayrıca değerlendirilir. İş akışı için sipariş eşleştirme gerekiyorsa anahtarın kimde kalacağını belirleyin. Veri aktarım yöntemini, dosyanın ne zaman kaldırılacağını ve kimin erişeceğini işletmenin yetkili sorumlularıyla kararlaştırın. Bu rehber belirli aktarımın hukuka uygun olduğuna dair hüküm vermez.
KVKK’nın veri güvenliği açıklaması teknik ve idari tedbirlerin değerlendirilmesine başvurudur. Burada önerilen dosya ayrımı operasyon hazırlığıdır; kurum rehberi tek bir şirketin sözleşmesine veya veri aktarımına otomatik uygunluk sağlamaz.
Hesap sahipliğini proje yetkisinden ayırın
Mağaza, reklam, analitik, alan adı ve entegrasyon hesaplarını listeleyin. İşletme sahibi hesabı ile proje erişimini ayırın; ihtiyaç kadar rol tanımlayın. Paylaşılan parola yerine platformun yetkilendirme araçlarını kullanın. Erişimin kim tarafından verildiğini ve çalışma sonunda nasıl kaldırılacağını kaydedin.
GTM veya GA4 kimliğinin mevcut olması ölçümün doğru çalıştığını göstermez. Ölçüm rehberindeki doğrulama senaryoları için gerekli teknik kişiyi belirleyin. Platforma erişim verilemiyorsa gözlem ve analiz sınırını baştan açıklayın.
Erişim listesine yalnız hesabın adını yazmayın. İşletme sahibi, yetki verebilen kişi, danışmanın ihtiyaç duyduğu rol ve erişimin sona ereceği koşul ayrı alanlar olsun. Yönetici erişimi gerekmiyorsa daha dar rolü seçin. İki aşamalı doğrulama ve kurtarma kanalları işletmede kalmalı; bir kişinin özel telefonuna bağlı erişim proje teslimi sırasında ayrıca ele alınmalıdır.
Yetki verilemeyen bir platformu ekran paylaşımıyla incelemek mümkün olabilir, fakat bunun kayda ve test kapsamına etkisini yazın. Danışmanın bizzat yapamadığı işlem “doğrulandı” sayılmamalıdır. Görüşme sonrasında kullanılmayan davetleri ve geçici erişimleri kontrol edin. Bu kayıt hem çalışma sırasında hem de hizmet değişikliğinde iş sahipliğini görünür tutar.
Karar ve uygulama sorumlularını toplantıya dahil edin
Fiyatı değiştiren, yazılımı yayımlayan ve kampanyayı durduran kişiler farklı olabilir. Bir sorumluluk listesi oluşturun: karar sahibi, uygulayıcı ve kontrol eden. Danışmanla yapılan toplantıda doğru kişinin bulunması, sonraki adımın gereksiz beklemesini azaltabilir. Onaylanmadan canlıya çıkabilecek işler ayrıca tanımlanmalıdır.
İlk teslimde beklediğiniz soru listesini de yazın. Örneğin “hangi ürün grubu için bütçe ayrılmalı?” sorusu ile “neden ödeme başarısız oluyor?” sorusu farklı veri ve ekip gerektirir. Danışman seçimi rehberi kapsam karşılaştırmasını tamamlar.
Danışmanlık görüşmesine bu hazırlık dosyasıyla gelmek, bütün bilgileri hazır olduğu varsayımından daha yararlı olur. İlk çalışmanın sonunda hangi veri eksik, hangi karar bekliyor ve hangi test yapılacak sorularının cevaplanmasını isteyin.
Ödeme hatası için doğru ekip örneği
Temsili bir mağazada ödeme ekranındaki ret hatası görüşülecekse pazarlama yöneticisi tek başına yeterli olmayabilir. Teknik sorumlu hata kaydını, finans sorumlusu sağlayıcı durumunu, müşteri destek ekibi etkilenen müşteri adımını açıklar. Danışman bu girdilerden teşhis sırası çıkarabilir; sağlayıcı hesabında değişiklik yapma yetkisini toplantının varlığından çıkaramaz. Canlı işlem, test ödeme ve kişisel veri sınırı ayrıca kararlaştırılmalıdır.
İlk toplantının çıkış dosyasını önceden tarif edin
Dosya sözlüğünde örnek bir sipariş satırı
Hazırladığınız tabloya sütun açıklamalarını ekleyin. “Sipariş tarihi” ödeme zamanını mı yoksa kaydın oluştuğu zamanı mı anlatıyor? “Satış tutarı” indirim ve teslimat bedelini içeriyor mu? “İade” iptal edilmiş siparişle birlikte mi tutuluyor? İlk birkaç anonim satırın karşılaştırılması, tüm dosyanın eksiksiz analiz edildiği anlamına gelmez; yalnız kullanılan alanların ortak anlamını kontrol eder. Kaynak dosyanın hangi sürümünün paylaşıldığını da yazın.
Temsili bir kayıtta tek sipariş iki ürün satırı içerebilir. Aynı teslimat bedelinin her satırda tekrarlanması, satır toplamından sipariş toplamına geçerken yanlış hesap oluşturabilir. Dosyayı hazırlayan kişi, siparişe ait alanlarla ürüne ait alanları ayırmalıdır. İade kaydı ayrı dosyadaysa eşleştirme anahtarı ve eksik eşleşmenin nasıl gösterileceği açıklansın. Danışmana tabloyu göndermeden önce kaynak toplamıyla kontrol edilmiş kısa bir özet ekleyin.
Güvenli paylaşım ve dosya güncelleme düzeni
Birden fazla kişinin farklı dosya sürümü göndermesi, görüşmede eski rakamın kullanılmasına neden olabilir. Paylaşım için işletmenin uygun gördüğü tek bir konum ve bakım sahibi belirleyin. Yeni veri eklendiğinde kesim tarihi ve değişen alanlar kaydedilsin. Kişisel veri veya gizli erişim bilgisi içeren dosya, genel toplantı notlarının bulunduğu klasöre düşünülmeden kopyalanmamalıdır. Erişim kapsamı dosyanın amacıyla birlikte değerlendirilir.
Çalışma iptal edilirse hangi geçici dosyanın ve davetin kaldırılacağını başlangıçta belirleyin. İşletmenin asıl kayıtlarını silmekle danışmana açılan kopyayı kapatmak farklı işlemlerdir. Yetkili kişinin kontrolü olmadan bütün dosyaları temizlemek yanlış veri kaybına yol açabilir. Hazırlık dosyasında bu ayrımı yapmak, yalnız proje başlangıcını değil sonrasındaki erişim yönetimini de anlaşılır hale getirir.
Toplantının sonunda yalnız genel tavsiye listesi yerine karar kaydı isteyin. Her kayıt; gözlem, kullanılan kaynak, henüz bilinmeyen nokta, gerekli işlem, sorumlu ve kontrol koşulunu içersin. İşlerin hepsinin aynı gün tamamlanması gerekmez; bir sonraki adımın niçin seçildiği anlaşılır olmalıdır. Eksik maliyet dosyası nedeniyle reklam bütçesi kararı erteleniyorsa bunu da çıktı olarak kaydedin.
- Dosyaların dönem, para birimi ve sipariş durumu açıklaması var.
- Gereksiz kişi verisi ve yönetici parolası pakete eklenmedi.
- Erişimin sahibi, rolü ve kaldırılma koşulu belli.
- İlk karar sorusu ile uygulama yetkisi birbirinden ayrıldı.
- Toplantı sonrasında teslim edilecek karar dosyası tanımlandı.
Bu hazırlık, toplantının sonuç vereceğini garanti etmez. Ancak farklı raporları aynı şey sanma, yanlış kişiden onay bekleme ve incelenmemiş veriye dayanma risklerini erken görünür yapar. Dosyaları düzenli güncellemek, sonraki danışmanlık görüşmelerinin başlangıç varsayımlarını da daha anlaşılır kılar.
